2.3. Kelebihan
dan Kekurangan Microsoft Excel
Excel 2007 hadir
dengan tambahan berbagai fasilitas sehingga lebih sempurna dibandingkan dengan
versi sebelumnya. Fitur baru tersebut antara lain adalah desain jendela
(interface) Excel, jumlah baris dan kolom lebih banyak, format file baru,
penulisan formula lebih mudah. Office Themes dan Excel Styles, pengurutan dan
penyaringan data didesain lebih canggih, tampilan grafik yang lebih variatif,
PivotTable lebih mudah digunakan dan sebagainya. Perhatikan sebagian
ilustrasi berikut ini:
1. Jumlah
kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah 16.384 yang dimulai dari kolom A
hingga berakhir di kolom XFD, versi sebelumnya hanya 256 kolom. Serta
baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang dimulai dari baris 1 dan
berakhir di baris 1.048.576, versi sebelumnya 65.536.
2. Pada
Excel 2003, jumlah sel sekitar 16 juta, tapi pada Excel 2007, jumlah sel
mencapai 17 miliar.
3. Memori
yang digunakan di dalam komputer, saat ini dapat sampai batas maksimal yang
berlaku di Microsoft Windows, sebelumnya hanya 1 megabyte.
4. Jumlah
warna unik dalam sebuah workbook dapat mencapai 4.3 milyar, sebelumnya hanya
56.
5. Jumlah
kondisi pada fasilitas format kondisional, Excel versi terbaru ini hanya
dibatasi oleh kapasitas memori, sebelumnya hanya ada 3 kondisi.
6. Jumlah
level pada fasilitas Sort atau pengurutan data, saat ini sampai 64 level,
bandingan dengan versi sebelumnya yang hanya 3 level.
7. Jumlah
daftar pada menu drop-down dalam fasilitas Filter bisa mencapai 10.000,
sebelumnya hanya 1.000.
8. Maksimal
jumlah karakter dalam sebuah formula diperbolehkan sampai 8.000, sebelumnya
hanya 1.000 karakter.
9. Jumlah
maksimal argumen pada fungsi, versi terbaru ini membolehkan sampai 255 argumen,
sebelumnya hanya 30 argumen.
10. Maksimal jumlah item
yang dihasilkan dari perintah Find, kini mencapai 2 Milyar, sebelumnya hanya
64.000.
11. Jumlah baris yang
diperbolehkan di dalam sebuah PivotTable, saat ini mencapai 1 Juta baris lebih,
sebelumnya hanya 64.000.
12. Jumlah kolom yang
tersedia pada versi baru ini adalah 16.000 kolom, sebelumnya hanya 255 kolom.
13. Jumlah field pada
PivotTable dapat mencapai 16.000, sebelumnya 255.
14. Excel 2007 format yang
paling populer dan fleksibel jadi sebagian besar software data entry ada
fasilitas konversi ke format excel atau format lain yang bisa dibaca excel.
Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik dari excel ke software statistik
lainnya.
15. Dengan memanfaatkan
fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP, kita bisa mengkontrol identitas responden untuk
keperluan transfer informasi antar tabel, antar sheet atau antar file excel.
16. Dengan Pivot Tables,
kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel summary yang kita rencanakan
bisa kita buat dahulu walaupun data belum masuk semua. Setiap ada data masuk
otomatis pivot table akan me-refresh sehingga tabel akan terupdate sendiri. Ini
sangat berguna, kecuali kita jago membuat syntax dan saya yakin banyak orang
yang tidak hobby main syntax.
Kelemahan tentu Ada
dan ini menjadi perhatian extra untuk menjaga kualitas pengolahan data.
Beberapa kelemahan Excel 2007 adalah:
1. Pivot
tabel yang menyertakan banyak kolom/pertanyaan menghasilkan tabel berupa
crosstab atau nested atau tersarang, banyak orang belum mampu membuat tabel
dalam 1 pivot yang stack atau berjajar. Jadi mau tidak mau membuat 2 tabel
pivot untuk masing-masing pertanyaan/kolom. Kendalanya adalah kita harus
memperhitungkan jumlah kategori jawaban yang akan ditabelkan, karena pivot
otomatis akan menggunakan kolom dan baris baru ke samping/kebawah sehingga jika
di samping atau dibawah ada tabel pivot lain, maka akan error.
2. Untuk
tabel yang besar dengan ukuran file lebih dari 10MB, maka setiap
editing/updating data, maka secara default excel akan melakukan proses Workbook
Calculating yang kecepatannya tergantung dari processor dan ram komputer. Ini
cukup memakan waktu pengolahan data. Tetapi kendala ini bisa dipecahkan dengan
mematikan proses calculating otomatis menjadi Calculating Manual artinya
calculating akan dilakukan setiap kita akan save file excel tersebut. Cara ini
cukup efektif dilakukan dengan resiko jika file tertutup tidak sengaja atau
komputer mati tiba-tiba kita bisa kehilangan data kita. Caranya klik tombol
office > Excel Options > Formulas > Calculation Options, pilih Manual
dan Recalculate Workbook before saving
3. Untuk
membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban
pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus membuat rumus excel baik
rumus matematika, logika maupun text. Banyak orang yang tidak suka dengan hal
ini karena di SPSS misalnya, kita dengan mudah untuk melakukan filter atau
pengkategorian jawaban baru.
Nama : I Gede Ade Kurnia Artha
No : 01
Tidak ada komentar:
Posting Komentar